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Comment arriver à faire passer une super-idée

Posted by guancama sur 10 mai 2009

Voilà, vendredi j’ai eu une super-idée… J’explique :

Je fais partie d’une société où la plupart des gens travaillent sur des contrats, en mode projet. C’est-à-dire qu’on fait un projet, le projet se termine, on en commence un autre.

Suivant les moments, il peut y avoir des périodes plus ou moins longues entre chaque contrat. Pendant ces périodes dites d’inter-projet, il n’y a pas grand-chose à faire, surtout que ces périodes peuvent très bien ne durer qu’un jour ou deux.

Pour simplifier, on va dire que c’est le boulot des managers de trouver du travail à leurs subordonnés (je n’aime pas ce terme, mais bon, admettons).

En ce moment, compte-tenu de la morosité ambiante, ces périodes d’inter-projet ont tendance à rallonger et surtout à toucher de plus en plus de monde…

Alors voilà l’idée : Pourquoi ne pas chercher le moyen de faire travailler tous ces gens sur des thèmes de R&D pendant ces périodes d’inactivité ? Si mes chiffres sont bons, cela représente environ 2,5% de l’effectif. Bon, ce n’est pas comme si nous disposions d’un service de R&D qui aurait 2,5% du personnel en effectif à temps complet, parce que les gens vont aller et venir, mais quand même, cela devrait permettre de faire pas mal de choses, non ?

L’idée serait de fédérer tout ce petit monde en super-communauté, sur le mode :

  • Je commence par décrire ce que je sais faire
  • Je propose des thèmes qui m’intéressent, où je pense qu’on pourrait faire des choses intéressantes
  • Ces idées sont analysées par un comité qui choisit les thèmes de recherche du moment
  • Ensuite, un petit groupe propose un plan d’action ou un découpage fin du projet de R&D en tâches unitaires suffisamment fines pour être exécutées par un intervenant en 2 ou 3 jours.
  • Les thèmes sont suffisamment variés pour que tout le monde puisse participer
  • Des outils de travail sont mis à disposition pour pouvoir faire tout ça en communauté virtuelle. C’est-à-dire depuis son bureau, sans se déplacer.

Bon, ça c’est la théorie. Maintenant, j’ai besoin d’un peu d’aide pour essayer de voir combien ça pourrait coûter et mettre en face ce que ça pourrait rapporter… parce que si ça coûte cher, nos chers directeurs considéreront que ce n’est pas une bonne idée 😦

En fait, ce qu’il faut, c’est que j’arrive à faire une présentation à destination des décideurs d’une idée gagnante… Pour cela, il faut commencer par préciser le périmètre de ce que je veux faire. En deux parties :

  • la vie de la communauté
  • le travail fourni et à fournir

Allons-y. Je garde les montants en Euros pour moi, sinon je vais me faire appeler Arthur !

1. La communauté

Pour faire vivre une communauté quelle qu’elle soit, il faut un animateur. Admettons donc que, puisque je suis l’auteur de cette idée fantastique, je revendique le titre d’animatrice de cette communauté. Admettons ensuite que je choisisse d’y passer une heure par jour, ce qui fait à peu près 15% de mon temps. Cela représente environ 3 jours par mois, soit 30 jours par an, puisque j’ai pas mal de vacances. Je connais le montant engendré.

Je ne compte pas le salaire des personnes qui viennent travailler pour la communauté, puisque le principe même c’est qu’ils viennent lorsqu’ils sont payés à ne rien faire, je considère donc que c’est gratuit pour la communauté.

Les outils ne sont que des moyens, mais si on veut que cette communauté ait une sorte de domicile, il faut bien quand même lui trouver un espace de partage, permettant de mettre à disposition les thèmes de recherche, les résultats obtenus et les suggestions pour la suite… Nous allons donc utiliser pour cela l’outil maison, même si je ne l’aime pas plus que ça, j’ai parlé de MS Sharepoint. La licence est déjà achetée, je considère donc que c’est gratuit pour la communauté.

Les moyens de communication et de travail sont ceux mis à disposition dans le cadre normal du travail, c’est-à-dire poste de type bureautique, avec possibilités de netmeeting – webmeeting, bureau, fauteuil et téléphone. Pas de locaux particuliers, pas de « plateau » pour un regroupement de la communauté. Le téléphone fait partie d’un contrat particulier auprès d’un opérateur alternatif, il faudrait peut-être que je me renseigne pour savoir si on paie à la communication ou si on paie un forfait, mais les frais supplémentaires engendrés seront à mon avis à la marge, on doit pouvoir les négliger pour l’instant.

Qu’est-ce que j’ai oublié ?

2. Les thèmes de recherche et le travail à fournir

J’ai dit que chacun proposerait ses idées et que ces idées seraient triées et priorisées par un comité ad-hoc. Bon, là, il faut être un peu inventif. Ce comité doit se réunir une fois par … trimestre ? Oui, ça peut aller… Pour bien faire, il faudrait le directeur du développement, le directeur technique, moi et deux managers de moindre niveau, choisis ou non au hasard. On dirait qu’il faudrait qu’ils passent une demi-journée à éplucher les thèmes proposés et une demi-journée pour prioriser et choisir les thèmes retenus et donner quelques directions supplémentaires. Soit 5 jours par trimestre, ce qui fait 20 jours par an. Ah et il faut profiter de ce comité pour présenter les résultats des recherches… Sinon, on multiplie les couts, ça va finir par coûter cher 😉 Je sais valoriser ça aussi.

On va dire qu’on peut avoir besoin d’une plateforme, suivant les sujets retenus. Nous faisons aussi du développement logiciel, il faut donc prévoir un ou deux environnements. Je propose de privilégier les travaux autour de technologies à client léger et je choisis de proposer la mise en place de deux environnements de développement, l’un sous Windows avec un serveur IIS et l’autre sous Linux avec un serveur LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP). J’ai bien dit deux environnements. La tendance étant aujourd’hui à la virtualisation, on peut imaginer que ces environnements partagent le même serveur physique. Je me renseigne pour savoir combien ça coûte, tant en investissement qu’en exploitation pour un SLA (Service Level Agreement) de type 8h-17h sans contrainte particulière, avec sauvegarde journalière.

Qu’est-ce que j’ai oublié ?

3. Les gains …

Bon, c’est là qu’on va commencer à rigoler, évidemment, parce que chiffrer les gains n’est pas si simple. Et en fait, c’est là que j’ai le plus besoin d’aide.

Si je fais le bilan, je peux dire que nous ne faisons pas grand chose ces temps-ci en termes de R&D. Cependant, on doit pouvoir imaginer un gain par rapport à un budget prévisionnel, il faut que je me renseigne pour avoir une idée du budget société dans ce domaine…

Dans un premier temps, on pourrait imaginer peut-être des gains en coûts de formation, si je commançais par proposer dans la communauté des modules permettant de faire un apprentissage de tel ou tel logiciel qui est fréquemment demandé dans les prestations que nous réalisons… Le problème, c’est que ces logiciels sont payants et que je n’ai pas prévu de les monter sur ma plateforme. Donc, ça ne va pas, il faut trouver autre chose.

Ce que l’on peut imaginer, c’est un gain d’image, puisque nous deviendrons à nouveau capables de faire des propositions innovantes… Sauf que cela ne peut pas se traduire simplement en Euros gagnés à la fin de l’année, tout ça.

Allez, c’est là que j’ai besoin qu’on m’aide…

J’espère que le sujet vous inspirera 🙂

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