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Retour sur une super-idée – Improve it !

Posted by guancama sur 29 mai 2009

Bon, là il faut que je note ce qui se passe…

J’ai commencé à tester l’intérêt que peut susciter ma super-idée de communauté de R&D montée avec les personnes entre deux projets…

Ca, c’est toujours rigolo, d’ailleurs, car les résistances sont rarement où on les attend, comme d’habitude. A croire que je me prépare beaucoup mieux et que je sais être beaucoup plus convaincante quand je suis persuadée que ça va « mal se passer »… ou que je ne suis pas assez sur mes gardes quand je pense que ça devrait bien se passer… C’est ce qui s’est produit hier et aujourd’hui. J’ai tout de suite emporté l’adhésion là où je pensais avoir à combattre durement et par contre j’ai eu plus de mal là où je pensais que cela serait relativement facile…

Mais dans l’ensemble, je suis très contente du résultat. Ce qui se passe, c’est que tout le monde me fait a minima l’honneur de bien vouloir réfléchir à mon idée, de la creuser, d’y apporter des oppositions tout à fait justifiées et même de faire des propositions tout aussi intéressantes pour ajouter de l’eau à mon moulin. Voici donc les principaux éléments recueillis jusqu’ici :

D’abord, je voulais un petit sujet pour tester la faisabilité du truc, je l’ai.

Ensuite, je cherchais quelqu’un qui me ferait confiance et accepterait de me permettre d’utiliser du temps de ses collaborateurs, j’ai trouvé. Merci à lui.

Et puis, mon histoire de bouteille à la mer, si elle est intéressante, montre ses limites. Nous ne sommes pas encore assez avancés pour entrer dans ce que JF Noubel appelle l’économie du don… Il vaudra mieux présenter la chose sous la forme d’une bourse d’échanges, où chacun donne certes, mais prend ou reçoit aussi.

Là où je tiens quelque chose, c’est sur l’idée de profiter de l’occasion pour monter des modules de formation et de les insérer dans un parcours de e-learning personnalisable à la carte. D’après un de mes interlocuteurs, je peux peut-être proposer de prendre le pari de réduire de x% le montant consacré à telle ou telle formation.

Ce qu’il faut creuser, c’est sur le fait qu’il faut mettre des garde-fous, pour que le système ne soit pas trop facilement dévoyé. Ce que certains craignent, c’est que cette proposition soit utilisée pour faire faire des développements, des optimisations, des aménagements gratuitement alors que le commanditaire a le budget pour payer et l’aurait fait de toutes façons. Il y a quelque chose de vrai dans cette crainte, il faut que je réfléchisse.

Un autre point, c’est qu’il faut trouver le moyen de valoriser le résultat des travaux, quel qu’il soit. Je vais donc demander au commanditaire de mon petit sujet ce qu’il était prêt à mettre dans cette opération.

Une autre crainte, c’est qu’il ne faut pas que les collaborateurs de cette communauté y prennent trop goût, pour qu’ils acceptent quand même de repartir sur des projets quand il y en a :-). Certes, c’était dit sur le ton de la plaisanterie, mais il y a quand même quelque chose derrière. De toutes façons, ma démarche est claire dès le début. Mon seul propos est d’occuper des gens qui ne le sont pas, en aucun cas de me substituer à leur manager, ni de les retenir lorsqu’il est temps pour eux de partir, même si mes projets n’avancent pas à la vitesse qu’on pourrait souhaiter. A moi, en tant qu’animatrice de ce réseau, de gérer ces interruptions qui seront forcément fréquentes.

Une autre idée qui émerge, c’est la possibilité de mettre à disposition de l’ensemble de l’entreprise tous les petits projets qui se font jour à droite à gauche, justement menés sur le temps « libre » des collaborateurs. Dans certains services (on appelle ça agences chez moi), les périodes entre contrats sont anticipées au maximum et des sujets de veille ou de R&D sont ouverts justement pour faire ce que je propose, mais à l’échelle du service. Là-dessus, tous reconnaissent qu’il peut y avoir une plus-value à mettre à disposition de toute la société ces travaux, parce que cela permet aussi de disposer des travaux des autres. Donc, que ma main droite n’ignore pas ce que fait ma main gauche.

Le corollaire, c’est que je puisse non seulement déposer ce qui a été fait dans mon service, mais aussi des requêtes que je ne peux pas réaliser avec les moyens de mon service. On revient là au concept de la bourse d’échanges. Un jour je suis celui qui fournit quelque chose, le lendemain, je suis celui qui demande qu’un travail soit pris en charge par d’autres compétences que celles dont je dispose.

Enfin, le dernier point qu’il faut que je note avant de l’oublier, c’est cette proposition de faire travailler la communauté sur des sujets de type démonstrateurs, qui permettraient d’avoir à disposition de notre force de vente un certain nombre de démonstrateurs de notre savoir-faire : maquettes, prototypes, plates-formes, etc. Oui, il y a là-aussi quelque chose. En faisant le tour des commerciaux et des stratèges (je pense au marketing, par exemple), on pourrait certainement trouver un certain nombre d’idées de maquettes ou de démonstrateurs, simulateurs à réaliser.

Bon, me voilà avec quelques sujets de réflexion fort intéressants, ma foi !

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Idée n°4 – Utiliser la technique de la bouteille à la mer

Posted by guancama sur 19 mai 2009

Cette idée-là n’est pas de moi, je l’ai piquée, je l’avoue, aux professionnels du KM chez Danone. J’avais lu ça dans un papier il y a quelque mois, papier qui relate une intervention faite à l’Ecole de Paris et que l’on peut trouver sur leur site, ici. Mais je n’avais pas compris le parti que je pouvais en tirer.

Voici ce qu’il en est : j’ai deux minutes (ou dans mon cas quelques lignes) pour exposer un problème qui me pourrit la vie au quotidien. Et pourtant, je me dis que c’est sûrement très simple à régler, seulement… je n’ai pas le temps ou je n’ai personne ayant les bonnes compétences ou personne pour analyser le problème en profondeur, ou n’importe quelle autre raison.

Alors je mets ce message dane une bouteille que je ferme et que je jette à la mer… Belle image, puisque cette bouteille est destinée à être récupérée par quelqu’un qui va s’attacher à essayer de régler mon problème.

Adaptée à mon contexte, cette idée pourrait donner ceci :

Chaque manager dispose d’un endroit où il peut exposer en quelques lignes un problème qui lui pourrit la vie, en indiquant 2 ou 3 personnes à contacter susceptibles de donner les informations nécessaires à la compréhension du problème en question. Ce problème est ensuite pris en charge par la communauté, qui va le qualifier, l’analyser, le disséquer et soit proposer une solution, soit en adapter une dont on sait qu’elle fonctionne ailleurs.

C’est l’un des rares ROI financiers que l’on peut estimer relativement facilement, puisque la solution ne coûte que les heures passées par la communauté, c’est-à-dire des heures qui de toutes façons auraient été considérées comme perdues. C’est l’une des pistes que je retiens pour démontrer l’intérêt de ce que je propose, mais pour arriver à convaincre, il faut que je regarde si je ne peux pas faire un test en vraie grandeur (je vais faire fonctionner mon réseau…)

Bon, ce n’est pas la seule idée que je compte leur piquer, il y a aussi la place de marché, mais ça c’est pour l’idée n°36 ou plus tard… Ele a besoin de murir, celle-là.

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Comment arriver à faire passer une super-idée

Posted by guancama sur 10 mai 2009

Voilà, vendredi j’ai eu une super-idée… J’explique :

Je fais partie d’une société où la plupart des gens travaillent sur des contrats, en mode projet. C’est-à-dire qu’on fait un projet, le projet se termine, on en commence un autre.

Suivant les moments, il peut y avoir des périodes plus ou moins longues entre chaque contrat. Pendant ces périodes dites d’inter-projet, il n’y a pas grand-chose à faire, surtout que ces périodes peuvent très bien ne durer qu’un jour ou deux.

Pour simplifier, on va dire que c’est le boulot des managers de trouver du travail à leurs subordonnés (je n’aime pas ce terme, mais bon, admettons).

En ce moment, compte-tenu de la morosité ambiante, ces périodes d’inter-projet ont tendance à rallonger et surtout à toucher de plus en plus de monde…

Alors voilà l’idée : Pourquoi ne pas chercher le moyen de faire travailler tous ces gens sur des thèmes de R&D pendant ces périodes d’inactivité ? Si mes chiffres sont bons, cela représente environ 2,5% de l’effectif. Bon, ce n’est pas comme si nous disposions d’un service de R&D qui aurait 2,5% du personnel en effectif à temps complet, parce que les gens vont aller et venir, mais quand même, cela devrait permettre de faire pas mal de choses, non ?

L’idée serait de fédérer tout ce petit monde en super-communauté, sur le mode :

  • Je commence par décrire ce que je sais faire
  • Je propose des thèmes qui m’intéressent, où je pense qu’on pourrait faire des choses intéressantes
  • Ces idées sont analysées par un comité qui choisit les thèmes de recherche du moment
  • Ensuite, un petit groupe propose un plan d’action ou un découpage fin du projet de R&D en tâches unitaires suffisamment fines pour être exécutées par un intervenant en 2 ou 3 jours.
  • Les thèmes sont suffisamment variés pour que tout le monde puisse participer
  • Des outils de travail sont mis à disposition pour pouvoir faire tout ça en communauté virtuelle. C’est-à-dire depuis son bureau, sans se déplacer.

Bon, ça c’est la théorie. Maintenant, j’ai besoin d’un peu d’aide pour essayer de voir combien ça pourrait coûter et mettre en face ce que ça pourrait rapporter… parce que si ça coûte cher, nos chers directeurs considéreront que ce n’est pas une bonne idée 😦

En fait, ce qu’il faut, c’est que j’arrive à faire une présentation à destination des décideurs d’une idée gagnante… Pour cela, il faut commencer par préciser le périmètre de ce que je veux faire. En deux parties :

  • la vie de la communauté
  • le travail fourni et à fournir

Allons-y. Je garde les montants en Euros pour moi, sinon je vais me faire appeler Arthur !

1. La communauté

Pour faire vivre une communauté quelle qu’elle soit, il faut un animateur. Admettons donc que, puisque je suis l’auteur de cette idée fantastique, je revendique le titre d’animatrice de cette communauté. Admettons ensuite que je choisisse d’y passer une heure par jour, ce qui fait à peu près 15% de mon temps. Cela représente environ 3 jours par mois, soit 30 jours par an, puisque j’ai pas mal de vacances. Je connais le montant engendré.

Je ne compte pas le salaire des personnes qui viennent travailler pour la communauté, puisque le principe même c’est qu’ils viennent lorsqu’ils sont payés à ne rien faire, je considère donc que c’est gratuit pour la communauté.

Les outils ne sont que des moyens, mais si on veut que cette communauté ait une sorte de domicile, il faut bien quand même lui trouver un espace de partage, permettant de mettre à disposition les thèmes de recherche, les résultats obtenus et les suggestions pour la suite… Nous allons donc utiliser pour cela l’outil maison, même si je ne l’aime pas plus que ça, j’ai parlé de MS Sharepoint. La licence est déjà achetée, je considère donc que c’est gratuit pour la communauté.

Les moyens de communication et de travail sont ceux mis à disposition dans le cadre normal du travail, c’est-à-dire poste de type bureautique, avec possibilités de netmeeting – webmeeting, bureau, fauteuil et téléphone. Pas de locaux particuliers, pas de « plateau » pour un regroupement de la communauté. Le téléphone fait partie d’un contrat particulier auprès d’un opérateur alternatif, il faudrait peut-être que je me renseigne pour savoir si on paie à la communication ou si on paie un forfait, mais les frais supplémentaires engendrés seront à mon avis à la marge, on doit pouvoir les négliger pour l’instant.

Qu’est-ce que j’ai oublié ?

2. Les thèmes de recherche et le travail à fournir

J’ai dit que chacun proposerait ses idées et que ces idées seraient triées et priorisées par un comité ad-hoc. Bon, là, il faut être un peu inventif. Ce comité doit se réunir une fois par … trimestre ? Oui, ça peut aller… Pour bien faire, il faudrait le directeur du développement, le directeur technique, moi et deux managers de moindre niveau, choisis ou non au hasard. On dirait qu’il faudrait qu’ils passent une demi-journée à éplucher les thèmes proposés et une demi-journée pour prioriser et choisir les thèmes retenus et donner quelques directions supplémentaires. Soit 5 jours par trimestre, ce qui fait 20 jours par an. Ah et il faut profiter de ce comité pour présenter les résultats des recherches… Sinon, on multiplie les couts, ça va finir par coûter cher 😉 Je sais valoriser ça aussi.

On va dire qu’on peut avoir besoin d’une plateforme, suivant les sujets retenus. Nous faisons aussi du développement logiciel, il faut donc prévoir un ou deux environnements. Je propose de privilégier les travaux autour de technologies à client léger et je choisis de proposer la mise en place de deux environnements de développement, l’un sous Windows avec un serveur IIS et l’autre sous Linux avec un serveur LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP). J’ai bien dit deux environnements. La tendance étant aujourd’hui à la virtualisation, on peut imaginer que ces environnements partagent le même serveur physique. Je me renseigne pour savoir combien ça coûte, tant en investissement qu’en exploitation pour un SLA (Service Level Agreement) de type 8h-17h sans contrainte particulière, avec sauvegarde journalière.

Qu’est-ce que j’ai oublié ?

3. Les gains …

Bon, c’est là qu’on va commencer à rigoler, évidemment, parce que chiffrer les gains n’est pas si simple. Et en fait, c’est là que j’ai le plus besoin d’aide.

Si je fais le bilan, je peux dire que nous ne faisons pas grand chose ces temps-ci en termes de R&D. Cependant, on doit pouvoir imaginer un gain par rapport à un budget prévisionnel, il faut que je me renseigne pour avoir une idée du budget société dans ce domaine…

Dans un premier temps, on pourrait imaginer peut-être des gains en coûts de formation, si je commançais par proposer dans la communauté des modules permettant de faire un apprentissage de tel ou tel logiciel qui est fréquemment demandé dans les prestations que nous réalisons… Le problème, c’est que ces logiciels sont payants et que je n’ai pas prévu de les monter sur ma plateforme. Donc, ça ne va pas, il faut trouver autre chose.

Ce que l’on peut imaginer, c’est un gain d’image, puisque nous deviendrons à nouveau capables de faire des propositions innovantes… Sauf que cela ne peut pas se traduire simplement en Euros gagnés à la fin de l’année, tout ça.

Allez, c’est là que j’ai besoin qu’on m’aide…

J’espère que le sujet vous inspirera 🙂

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